Група ДТЕК продовжує переводити кадрові процеси в цифровий формат — тепер під автоматизацію потрапили рекрутинг, адаптація нових працівників і корпоративне навчання. Над впровадженням працювали команди Modus X та Academy DTEK у співпраці з українським розробником ERP-систем IT-Enterprise, а результатом стала гнучка й ефективна система підбору та розвитку кадрів для всіх компаній групи.

Бути цифровою опорою групи ДТЕК у екосистемі HR-процесів для IT-Enterprise це велике й амбітне завдання. Результати реалізації якого є прикладом для всього корпоративного українського ринку – як бізнесу системно й діджиталізовано працювати з талантами.

Олег Щербатенко, CEO IT-Enterprise

Пошук кандидатів

У ДТЕК вибудували наскрізний процес підбору персоналу, який шукає нові підходи до залучення талантів. Він однаково зрозумілий і бізнесу, і кандидатам — усі етапи відбору мають чіткі критерії та прозорі статуси.

Фахівці відділу найму отримали інструменти, що дозволяють централізовано керувати всією функцією рекрутингу. Одночасно з'явилася можливість стежити за продуктивністю кожного рекрутера — система збирає дані про навантаження, кількість переглянутих резюме, проведених інтерв'ю та відібраних кандидатів, а також будує воронку за кожною вакансією. Усі звіти генеруються автоматично на основі зафіксованих дій у системі.

Головна мета модуля рекрутинг – задоволення потреб усіх учасників бізнес-процесу. Тому ми рухаємося до досить кастомізованої системи найму, яка підходить для кожного бізнесу. І, як результат, тепер у Групі ДТЕК ми опрацьовуємо більше цікавих для нас кандидатів.

Михайло Устименко, проєктний менеджер Academy DTEK

Серед нових можливостей модуля рекрутингу IT-Enterprise — автоматична обробка резюме, що прискорює відбір, налагоджена логіка взаємодії учасників процесу з кандидатами, а також гнучка робота із заявками на вакансії від бізнес-підрозділів.

Крім того, тепер пошук кандидатів охоплює не лише внутрішню базу компанії, а й зовнішні job-ресурси, а сам процес підбору відбувається за затвердженим стандартним бізнес-процесом. Це підвищує і швидкість, і якість роботи з кандидатами.

Адаптація новачків

У ДТЕК подбали і про плавний перехід від найму до пребордингу та подальшого онбордингу — компанія забезпечила безшовний зв'язок між усіма цими етапами.

Автоматизація HR-процесів – це не лише можливість ефективніше використовувати час співробітників. Саме завдяки автоматизації в нас з’явились інструменти для більш комплексної та інформованої роботи, а в наших співробітників зручніший сервіс. Наприклад, процес адаптації новачків. Поточне рішення допомагає зекономити багато часу роботи рекрутера, ментора й керівника та перенаправити цей час на індивідуальну роботу з новачком. Зараз ми можемо відстежувати динаміку процесу, що допомагає вчасно зауважити труднощі і знайти рішення. Це дуже цінно, адже перші дні роботи в компанії – це те перше враження, яке формує подальшу взаємодію та впливає на залученість співробітників у майбутньому. Крім того, продукт сформований на базі IT-Enterprise гнучкий і легко адаптується, як під потреби окремих наших бізнесів, так і під загально-корпоративні зміни.

Олена Семич, директорка з управління персоналу ДТЕК, директорка Academy DTEK

Система онбордингу починає взаємодію з кандидатом одразу після підписання офера — відповідно до затвердженого бізнес-процесу адаптації. Це допомагає новому працівнику підготуватися до першого робочого дня та підтримує його протягом усього випробувального терміну. Інструменти онбордингу дозволяють розподіляти ролі між керівником, наставником і новачком, планувати обов'язкові зустрічі в календарі, додавати навчальні курси й формувати цілі на випробувальний період.

Завдяки цифровій програмі адаптації якість процесу зросла, а час, який рекрутери, HR-менеджери та керівники витрачають на координацію новачків, скоротився вдвічі.

Навчання персоналу

Для системного розвитку співробітників у групі запустили модуль LMS — систему управління навчанням, яка адмініструє весь навчальний процес і слугує базою знань із можливістю запуску дистанційних курсів і тестів. Розширений набір інструментів перетворив LMS на повноцінну платформу для створення курсів, тестів та опитувань, що дозволяє вирішувати різні завдання в одному місці, прискорювати процеси й розвивати роботу з персоналом усієї Групи ДТЕК.

Ключова цінність комплексного HR-рішення – його гнучкість та можливість адаптації. Ми створюємо ідеальний образ і впроваджуємо рішення без обмежень. Ми разом із командою IT-Enterprise фантазуємо, впроваджуємо, коректуємо та отримуємо задоволення від результату. А головне, що результат є – ним задоволені наші ключові замовники та користувачі, і це головне.

Юлія Булгакова, керівниця департаменту з освітніх рішень Academy DTEK

Що це дало бізнесу й користувачам

IT-Enterprise не просто перенесла існуючі процеси на нову платформу, а й додала цінність, якої раніше не існувало.

По-перше, з'явився мультимовний інтерфейс українською та англійською мовами. Оскільки ДТЕК відкриває офіси в Європі, це стало не просто зручністю, а необхідністю: раніше англомовним співробітникам пропонували лише тимчасові рішення на кшталт Excel-файлів, а тепер кожен може перемикати мову інтерфейсу й отримувати доступ до продуктів Academy DTEK, зокрема дистанційних курсів, обраною мовою.

По-друге, компанія отримала зручні аналітичні дашборди, які дозволяють ефективніше координувати й контролювати HR-процеси.

Ми досягли ефективної взаємодії команд, що особливо важливо для таких масштабних проєктів. А позитивний зворотний зв’язок від тисяч кінцевих користувачів підтвердив доцільність змін.

Володимир Власійчук, керівник проєкту IT-Enterprise

Джерело: IT Ukraine Association